Kennisbank: Hoe zorgen we voor duurzaam vrijwilligersmanagement in onze vereniging?

Vrijwilligers vormen het hart van vrijwel iedere sportvereniging. Trainers, coaches, bestuursleden, commissieleden en barvrijwilligers zorgen er samen voor dat duizenden Delftenaren wekelijks kunnen sporten.

Tegelijkertijd herkennen veel clubs dezelfde uitdaging: het wordt steeds lastiger om voldoende vrijwilligers te vinden. De eerste reactie is vaak om nieuwe mensen te zoeken. Toch ligt de oplossing lang niet altijd alleen in werven. Steeds vaker blijkt dat de sleutel ligt in hoe een vereniging vrijwilligers organiseert.

Daarom wordt steeds vaker gesproken over strategisch vrijwilligersmanagement in plaats van tactisch (operationeel) vrijwilligersmanagement. In dit artikel beschrijven we wat deze vormen van vrijwilligersmanagement inhouden en hoe dit toegepast kan worden binnen een sportvereniging.

De dagelijkse praktijk: tactisch vrijwilligersmanagement

Veel sportverenigingen organiseren hun vrijwilligers vooral op een praktische manier. Wanneer een trainer stopt, wordt er een nieuwe gezocht. Wanneer een bardienst openstaat, wordt er iemand gevraagd. En wanneer er een plek in een commissie vrijkomt, wordt er rondgebeld.
Dit wordt ook wel tactisch vrijwilligersmanagement genoemd. De focus ligt hierbij op het invullen van concrete taken binnen de club.

Voorbeelden hiervan zijn:

• Het werven van trainers of coaches
• Het verdelen van bardiensten
• Het begeleiden van nieuwe vrijwilligers
• Het waarderen en behouden van vrijwilligers

Deze aanpak is logisch en noodzakelijk. Zonder deze dagelijkse organisatie kan een vereniging simpelweg niet functioneren. Tegelijkertijd merken veel clubs dat het steeds lastiger wordt om alle rollen ingevuld te krijgen.

Een stap verder: strategisch vrijwilligersmanagement

Waar tactisch vrijwilligersmanagement zich richt op het oplossen van praktische vragen, kijkt strategisch vrijwilligersmanagement naar het grotere geheel.

De centrale vraag verschuift dan van wie een taak kan oppakken naar:

‘Hoe organiseren we onze vereniging zo dat vrijwilligerswerk vanzelfsprekend en aantrekkelijk is?’

Strategisch denken betekent bijvoorbeeld kijken naar vragen als:

• Hoe makkelijk is het om vrijwilliger te worden bij onze club?
• Zijn taken flexibel genoeg voor mensen met drukke agenda’s?
• Worden vrijwilligers goed begeleid?
• Is vrijwilligerswerk leuk, duidelijk en betekenisvol?

Het doel is om een vereniging te creëren waarin vrijwilligerswerk niet voelt als een verplichting, maar als een normaal onderdeel van het verenigingsleven.

Toepasbaarheid bij sportverenigingen: Volunteerability en Recruitability

Binnen de theorie over strategisch vrijwilligersmanagement spelen twee begrippen een belangrijke rol: volunteerability en recruitability.

De theorie van volunteerability gaat ervan uit dat de bereidheid van mensen om vrijwilligerswerk te doen afhankelijk is van drie factoren:

• Bereidheid – motivatie, waarden en persoonlijke houding ten opzichte van vrijwilligerswerk
• Vermogen – vaardigheden, kennis en ervaring
• Beschikbaarheid – tijd, energie en praktische mogelijkheden

Wanneer deze drie factoren samenkomen, ontstaat de mogelijkheid dat iemand vrijwilliger wordt.

Daarnaast speelt recruitability een belangrijke rol. Dit begrip verwijst naar het vermogen van een organisatie om vrijwilligers te werven en te behouden. Daarbij ligt de nadruk niet alleen op werven, maar vooral op de omstandigheden die een vereniging creëert voor vrijwilligers.

Met andere woorden: recruitability gaat over hoe aantrekkelijk en toegankelijk vrijwilligerswerk binnen een organisatie is georganiseerd.

Vier factoren die recruitability beïnvloeden

De theorie over recruitability laat zien dat verschillende factoren bepalen hoe aantrekkelijk vrijwilligerswerk binnen een vereniging is. Vier daarvan spelen vaak een belangrijke rol.

1. Toegankelijkheid
   • Hoe makkelijk is het om vrijwilliger te worden?
   • Weten nieuwe leden dat vrijwilligerswerk mogelijk is?
   • Kunnen mensen klein beginnen met een taak?
2. Flexibiliteit
   • Past vrijwilligerswerk in het leven van mensen?
   • Zijn taken flexibel in tijd of omvang?
   • Kunnen taken worden gedeeld?
3. Begeleiding en structuur
   • Voelen vrijwilligers zich ondersteund?
   • Is er een aanspreekpunt?
   • Krijgen nieuwe vrijwilligers uitleg over hun rol?
4. Kosten en voordelen
   • Weegt de inzet op tegen de ervaring?
   • Levert vrijwilligerswerk plezier, waardering en verbondenheid op?
   • Wanneer een vereniging op deze punten goed georganiseerd is, wordt het vaak vanzelf makkelijker om vrijwilligers te vinden en te behouden.

Conclusie

De overgang van tactisch vrijwilligersmanagement naar strategisch management is de overgang van denken vanuit het vrijwilligerspotentieel in plaats van het vrijwilligerstekort. Veel sportverenigingen kijken naar vrijwilligers vanuit een tekort: er zijn te weinig mensen om alle taken binnen de club te vervullen. De oplossing wordt dan vaak gezocht in het werven van nieuwe vrijwilligers.

Strategisch vrijwilligersmanagement draait dit perspectief om. In plaats van alleen te kijken naar het invullen van vacatures, staat de vraag centraal:

‘Hoe organiseren we onze vereniging zo dat mensen graag willen en kunnen bijdragen?‘

Door vrijwilligerswerk toegankelijker, flexibeler en duidelijker te maken, vergroot een vereniging haar recruitability: het vermogen om vrijwilligers aan te trekken en te behouden. Tegelijkertijd wordt beter aangesloten bij de volunteerability van mensen: hun motivatie, vaardigheden en beschikbare tijd om zich in te zetten. Wanneer deze twee samenkomen, ontstaat er meer ruimte voor betrokkenheid binnen de vereniging. Vrijwilligerswerk wordt dan minder iets dat ‘moet’, maar meer een vanzelfsprekend onderdeel van het verenigingsleven.

Vervolg

Zet met jouw vereniging de stap van operationeel vrijwilligersmanagement naar strategisch vrijwilligersmanagement en creëer een leuke en aantrekkelijke club waar vrijwilligerswerk vanzelfsprekend en duurzaam is.

Ga in gesprek met de experts Vrijwilligersmanagement van Team Verenigingsondersteuning Delft door contact op te nemen met verenigingsondersteuner Lars van Gastel.